PMO zu Besuch in der SBB
Im Rahmen des Austauschprogramms SBB – BSB – DNB besuchten zwei Kolleg*innen des Projektmanagement Office (PMO) vom 22.-24. Juni die Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz (SBB) für einen fachlichen und methodischen Austausch mit den entsprechenden Kolleg*innen in Berlin.
Das Projektmanagement Office der Deutschen Nationalbibliothek koordiniert den in der DNB seit 2009 eingeführten Projektworkflow. Angesiedelt in der Stabsstelle Strategie und Kommunikation fördert es eine bereichsübergreifende Projektkultur und fungiert als Bindeglied und Impulsgeber zwischen den strategischen Entwicklungen und der Definition und Koordinierung dafür notwendiger Projekte. Im Projektmanagement Office sind drei Kolleg*innen beschäftigt. Wir beide, Sabine Schrimpf und Volker Weber, nahmen am Austauschprogramm teil.
Am ersten Tag standen nach der Anreise nachmittags auf dem Programm: Begrüßung durch Generaldirektor Achim Bonte, Einführung in das Projektmanagement an der SBB durch die Leiterin des Stabs „Projektmanagement“, Eva Haas-Betzwieser, und beobachtende Teilnahme an einer Sitzung des Lenkungsausschusses Digitale Bibliothek.
Am zweiten Tag führte Frau Anne-Beate Riecke kompakt und anschaulich in die Handschriftensammlung der SBB und in das Projekt Handschriftenportal ein. Am Nachmittag stellte Frau Malgorzata Asch aus der Abteilung Informations- und Datenmanagement die agilen Strukturen vor, mit denen im Projekt erfolgreich gearbeitet wird. Das IT-Projektteam arbeitet nach der Scrum-Methode. Ein interessanter Einblick für uns Kolleg*innen von der DNB, wo erste Schritte in Richtung agiles Projektmanagement gegangen werden. Auch an der DNB orientieren sich einige Teams an Scrum, sind erste scrum-nahe Arbeitsprozesse entstanden.
Am dritten und letzten Tag fand ein abschließender Austausch zum Projektmanagement in DNB und SBB statt – was läuft ähnlich, was unterscheidet sich? Wir haben viele Gemeinsamkeiten feststellen können – beispielsweise die Notwendigkeit, Prozesse klar zu strukturieren und klare Entscheidungspunkte einzuziehen, der Wunsch nach einem schlanken und effizienten Berichtswesen, die Herausforderung, knappe Ressourcen auf zahlreiche strategisch wichtige Projekte zu verteilen. Wir konnten etablierte Prozesse abgleichen und offene Fragestellungen gemeinsam weiterdenken.
Die Ziele des Austauschprogramms zwischen den Partnerbibliotheken – Kooperation und Zusammenarbeit stärken und Wissenstransfer ermöglichen – sind für das Projektmanagement Office damit voll erreicht worden. Für uns ergab sich durch den intensiven und persönlichen Austausch weit mehr als nur ein „Blick über den Tellerrand“. Der Gegenbesuch der Berliner Kolleg*innen in Leipzig und Frankfurt im Oktober ist schon in Planung. Darüber hinaus haben wir uns bereits jetzt darauf verständigt, im regelmäßigen kollegialen Austausch zu bleiben.
Zum Hintergrund: Das Austauschprogramm haben die Direktoren der beteiligten Bibliotheken Frank Scholze (Deutsche Nationalbibliothek), Klaus Ceynowa (Bayerische Staatsbibliothek) und Dr. Achim Bonte (Staatsbibliothek zu Berlin – Stiftung Preußischer Kulturbesitz) im Mai 2022 als gemeinsames Instrument der Personalentwicklung gestartet. Der Austausch zum Thema Projektmanagement war der erste, der im Rahmen des neuen Programms stattgefunden hat. Für das Jahr 2022 sind weiterhin die Themen Benutzungsdienste und Künstliche Intelligenz vorgesehen. Mehr Informationen zum Austauschprogramm gibt es auf unserer Webseite.
